Knowledge Garden

Teil 1 - Vertrauen ist ein zartes Pflänzchen das sehr empfindlich auf seine Umwelt reagiert. Nur in einer Umgebung, die von Ehrlichkeit geprägt ist, besteht überhaupt die Chance, dass eine belastbare Vertrauenskultur entsteht. Wie kann ich also das Vertrauen in meinem Unternehmen signifikant erhöhen.

Der erste Schritt: statt Worten Taten folgen lassen.

Im folgendem möchte ich verschiedene Maßnahmen vorstellen welche den Wandel aktiv gestalten -ohne den Einsatz irgendwelcher E2.0 Technologien.

1. Open Space

Einer der wirkungsvollsten Methoden stellt aus meiner Sicht der“ Open Space“ von Harrison Owen da. Beim Open Space wird im Rahmen einer Konferenz/Tagung  ein Thema vorgegeben,  die Ausgestaltung aber den Teilnehmer überlassen. Es gibt keine Agenda, keine Redner, keine Raumzuordnung oder festgelegten Aufgaben. Die Teilnehmer sind die Hauptakteure und folgen ganz dem was sie interessiert.

Ein Open Space schafft einen Raum, in dem viele Menschen selbstorganisiert und selbstverantwortlich  gemeinsam an einem oder mehreren aktuellen Themen ihres Unternehmen arbeiten. Es ist ein Zusammenspiel aus kollektivem Bewusstsein und individuellem Freiraum. Jeder Teilnehmer erfasst welche Themen für sein Unternehmen relevant sind und lernt die unterschiedlichen Sichtweisen seiner Kollegen kennen. Gruppen organisieren sich nach Themen und nicht nach Rollen, Funktionen oder Abteilungszugehörigkeit. So entsteht ein gesunder Mix aus Gleichgesinnten und schafft einen hohen Grad der Vernetzung.

Mit dieser einfachen Methode lassen sich Tagesabläufe so gestalten, daß die Mitarbeiter mobilisiert, die kollektive Intelligenz genutzt und ganze Unternehmen verändern werden.

Vorab gilt es jedoch zu klären ob ein Open Space wirklich das geeignete Instrument ist, die erwünschten Effekte, die Zielgruppe, das Thema und die Rahmenbedingungen. Rahmenbedingungen sind wichtig damit niemand mit Initiativen und Empfehlungen kommt, die hinterher abgelehnt werden. Auch sollte festgelegt werden was mit den Ausarbeitungen geschieht, welche Initiativen in Eigenregie umgesetzt und für welche Entscheidungen es von “oben“  ein go braucht – so weiß jeder wo er dran ist. Der Punkt Eigenregie findet besondere Beachtung, bedingt er doch die Schaffung von neuen Freiräumen für die Mitarbeiter.

Dies alles sollte in einem Vorbereitungsworkshop (3-6 Stunden) mit dem Management geklärt werden. Mittels einem diagnostischen Werkzeug vertiefen wir das Verständnis für die Open Space Methode und schaffen einen Überblick über die aktuelle Situation der Organisation und die gemeinsamen Ziele in der Zukunft.

Das ausgewählte Open Space Thema muss dringend, komplex und breit genug sein, damit für Ideen und Kreativität genügend Spielraum bleibt. Ein solches Thema kann „mehr Servicequalität“ sein, ebenso wie die Frage der Nutzung von Synergien zwischen verschiedenen Geschäftsbereichen.

Nach der Eröffnung und eine knappe Einführung in die Grundsätze von Open Space beginnen die Teilnehmer Ihre Anliegen einzubringen.  Anschießend werden alle Anliegen auf eine vorbereitet Wand (genannt Themen-Marktplatz) gebracht. Dort wird festgelegt, welches Thema wo und wann besprochen wird und die Teilnehmer tragen sich ein, wo sie mitmachen wollen.

Danach beginnen die Gruppen selbstorganisiert ihre Arbeit. Die Größe der Gruppe kann variieren und sich im Laufe der Konferenz verändern, da jedem Teilnehmer freigestellt ist (kann ggf. nichts beitragen oder hinzulernen) die Gruppe zu wechseln.  Diese Wechsel sind gewünscht und schaffen unzählige neue Beziehungen und tragen Ideen von einer Gruppe zur nächsten.  Gegen Ende eines Themen-Workshops schreibt der Themeninitiator, meist zusammen mit ein oder zwei Kollegen, einen Bericht, der auf 1-3 Seiten die Resultate ihres Workshops enthält.

In der letzte Phase des Open Space werden die zentralen Themen und Aktionsziele ausgearbeitet. Zur Vorbereitung erhalten alle Teilnehmer die Dokumentation der Arbeitsgruppen. Wichtig: die Dokumentation wird nicht ausgeteilt, sie liegt einfach nur da, bis sie irgendjemand entdeckt - das austeilen sollen die Teilnehmer selbst übernehmen.  Alle werden gebeten darauf zu achten, welche der Ergebnisse aus eigener Sicht die wichtigsten sind. Die Nummer der entsprechenden Berichte respektive Workshops werden dazu notiert.

Ist die Lesephase abgeschlossen erfolgt die gemeinsame Priorisierung der Top ten. Dies kann nach größer der Gruppe elektronisch oder durch Vergabe von Punkten erfolgen.  Sind die Top ten identifiziert kommen die Themeninitiatoren nach „vorne“ und nehmen weitere Anregungen entgegen.  Danach setzen sich die zehn Themeninitiatoren zusammen und verabreden ihr weiteres Vorgehen. Als symbolische Bestärkung werden diese z.B. Fotografiert.

Jetzt ist das Management an der Reihe. Sieht es sich imstande, den erforderlichen Spielraum zu lassen? Wird es sich offen zeigen für die vielen neuen Ideen und Energien? Richtig, diese Punkte sollten im Vorbereitungsworkshop mit dem Management vorab geklärt werden.

Im Grunde ist ein Open Space nur Vorlauf und Übungsfeld für eine E 2.0 Organisation in der es zum Alltag gehört, daß einzelne initiative werden, über Hierarchie- und Funktionsgrenzen hinweg eine passende Gruppe zusammenstellen, Pläne ausarbeiten und umsetzen – mit dem Ergebnis eines kreativen, pulsierenden, lebendigen Unternehmens, das Freiräume bereithält für innovatives Handeln.

Fast vergessen - eins darf das Management auf keinen Fall tun: einer Gruppe das Thema wegnehmen und es dem „zuständigen“ Linien- oder Prozessverantwortlichen zuweisen. In einem solchen Fall hat der Open Space dann nicht nur nichts gebracht, es hat sogar das Vertrauen der Mitarbeiter in das Management zerstört. Vielmehr kommt es darauf an, die Initiative der Gruppe zu würdigen und ihr die Möglichkeit zur Umsetzung zu geben.

Open Space steht für ein neues Paradigma der Führung: Richtung vorgeben, Rahmen setzen, Raum gewähren, Mitarbeiter vertrauen, Chaos erlauben.

2. Einladung der Mitarbeiter an Strategiemeetings
Was demotiviert Mitarbeiter mehr als vor vollendeten Tatsachen gestellt zu werden und keine Hintergründe zu erfahren, wie es zu dieser Entscheidung gekommen ist.

Maßnahme: Laden Sie zum nächsten Strategiemeeting 3-5 Mitarbeiter(rollierend) ein die als Beobachter, Berater und Mitglied am Meeting teilnehmen. Im ersten Schritt nehmen die Mitarbeiter als Beobachter teil – Sitzordnung nach der Fishbowl-Methode (auch Innen-/Außenkreis-Methode genannt).  Nach der Ausarbeitung der Aufgabenstellung durch das Management lädt dieser die Mitarbeiter zur Reflektion ein – Rollenwechsel, Management in der Beobachterrolle. Die Mitarbeiter haben jetzt die Aufgabe die Ergebnisse, die Vorgehensweise und das Verhalten der Manager zu  reflektieren. Wichtig: Es findet keine direkte Diskussion zwischen Beobachter und Beobachtete statt – Devise: Wer zuhört, lernt schneller. Nach ca. 30 Minuten wechseln die Mitarbeiter wieder in die Beobachterrolle – nächste Aufgabenstellung.

Die Auswirkungen dieses funktionalen Wechsels sind bemerkenswert. Alle Anwesenden lernen mit eine außerordentlichen Geschwindigkeit und Dynamik. Wesentliches Merkmal sind die direkten Rückmeldungen, ohne Diskussionen zwischen Mitarbeitern und Manager.
Schneller und hochwertiger kann ein Führungsteam kaum erfahren, wie die eigenen Analysen und Vorstellungen bei der Belegschaft wahrgenommen werden. Die von den Mitarbeiten so gesammelten Erfahrungen werden im Intranet oder einer Veranstaltung, eigenverantwortlich, veröffentlicht.

3. Einladung zum wöchentlichen Jour Fix nach dem gleichen Prinzip wie beim Strategiemeeting, Fokus auf die Beobachtung. Laden Sie ruhig dazu alle Mitarbeiter ein – keine Panik, Ihre Mitarbeiter sprechen sich schon ab..

4. Dashboard, Pro aktiv einmal im Monat alle Mitarbeiter einladen um über die aktuellen Entwicklungen im Bereich Umsätze, Kosten, Auftragslage, Liquidität, zu informieren. Wichtig: min. einer aus dem Management sollte dies kundtun – kein Vertreter vom Vertreter.

5. Competenz Center zur Unterstützung der persönlichen Entwicklung  ins Leben rufen
Zielsetzung dieses CC ist  die Kompetenzen des Unternehmens bedarfsgerecht durch Entwicklung und Akquisition zu erweitern. Schwerpunkt ist die Unterbreitung von Angeboten zur eigenverantwortlichen Entwicklung. Statt Mitarbeiter von oben mit Schulungen zu beglücken, werden sie dabei unterstützt, die eigene Situation selbstständig zu reflektieren, persönliche Lernprogramme zu entwickeln und zielstrebig umzusetzen. Mögliche Maßnahmen:

• Themengruppe
  Mitarbeiter haben die Freiheit, ein Tag pro Monat in selbst gewählten Themen zu investieren. Zu diesem Zweck bilden die Mitarbeiter in der Regel Themengruppen, in denen sie mit Gleichgesinnten an ihrem Wunschthema arbeiten. Das Ergebnis ihrer Arbeit wird im Intranet allen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt oder auf dem Kreativtag präsentiert.

• Kreativtag
  Alle zwei Wochen haben Mitarbeiter oder Themengruppen die Möglichkeit, ihre Ideen/Innovationen mit  Kollegen und Manager zu diskutieren. Die besten Ansätze konkurrieren anschließend um die notwendigen Ressourcen.

• Coaching
  Bietet den Mitarbeiter, auf freiwilliger Basis, ein unterstützendes Gespräch zur Selbstentwicklung an. Personalentwicklungsexperten geben hier Feedback zu den selbst erstellten Lernprogrammen.

• Open-Space-Workshop
  Wie oben beschrieben, mit einigen kleinen Änderungen. Einmal pro Monat stattfinden lassen und den Teilnehmerkreis um Kunden, Partner, Freunde erweitern.  Jeder Teilnehmer sucht sich zur Einstimmung einen anderen Teilnehmer, den er noch nicht kennt (Nutzung weak ties) und interviewt ihn zum Thema des Tages – Erfahrungen, Erwartungen – dann Rollenwechsel, max 10 Minuten. Die Essenz des Gespräches auf eine Karte schreiben und an die Wand heften. Nach ca. 4 Stunden präsentiert jede Gruppe ihre Ergebnisse dem Teilnehmerkreis. Am Ende erfolgt dann ein „come together“ um die Ergebnisse zu diskutieren. Abschlussreflektion durch ein Mitglied des Managements.

Dies ist nur eine begrenzte Auswahl von Maßnahmen, aber aus unserer Sicht und Erfahrungen sind diese die wirkungsvollsten. Alternativen gibt es eine Menge wie z.B. Real Time Strategic Change (RTSC), Appreciative Inquiry, World Café… Entscheidend ist welche zu Ihrem Unternehmen und Herausforderungen am besten passt.

Tags: Enterprise 2.0, Konferenz, Methoden, Motivation, Open Space

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