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Im Teil 1 gab es Hintergründe warum OnBoarding für Unternehmen wichtig ist  - jetzt geht es um mögliche Maßnahmen.

Nach anfänglichen Startschwierigkeiten, mit der Auswahl der Maßnahmen, habe ich mich entschieden nur solche aufzuführen die die Selbstverantwortung, Wertschätzung und Abteilungsübergreifende Vernetzung im Sinne Enterprise 2.0 (E2.0) fördern. Ich denke es gibt im Web genug Beispiele für Einführungsprogramme und möchte das Rad nicht neu Erfinden…

Bevor wir uns jedoch an die eigentlichen Maßnahmen machen, möchte ich etwas weiter ausholen um die E2.0 Kultur besser zu verstehen.

In einem E2.0 Unternehmen denken Mitarbeiter mit und bringen sich aktiv ein. So auch im Bereich Mitarbeiterbedarfe. Mitarbeiter, nicht nur Vorgesetzte, äußern Bedarfe dort wo sie real existieren und stellen diese in einem z.B. Wiki für alle sichtbar ein. Begründen ihren Bedarf, benötigte Kompetenzen und Nutzen für das Unternehmen. Andere Kollegen können Rückfragen stellen oder sich anbieten die Aufgabe, nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten, zu übernehmen. Führungskräfte erschließt sich auf diese Weise wo konkreter Bedarf besteht, Doppelungen existieren, Prozesse zu optimieren und Mitarbeiter ggf. bereit sind Aufgaben zu übernehmen.

Das Management bespricht sich mit Vorgesetzten/Initiatoren und legt fest welche Bedarfe ausgeschrieben oder weiter analysiert werden muss. Auf Ausschreibungen können sich Mitarbeiter aktiv bewerben oder ihr Netzwerk einbringen - wozu auch in der Ferne schweifen wenn das Gute doch so Nah ist. Viele Mitarbeiter haben eine Menge guter Ideen wo geeignete Kandidaten zu finden sind oder sie selbst überzeugend akquirieren können.

HR ist nicht außen vor, sondern laufend in sozialen Netzwerken eingebunden auf der Suche nach viel versprechenden Kandidaten, diese gezielt zu identifizieren, anzusprechen und zu binden. Sie unterstützt die Geschäftsleitung bei der Mobilisierung der Mitarbeiter und Vermittlung einer klaren Vision. Sie baut die Führungskompetenz im Unternehmen durch gezielte Trainingsmaßnahmen aus, da nur mittels einer effektiven personalorientierten Führung, die über reine Zielvereinbarung hinausgeht, dauerhaft starkes Engagement und hohe produktive Energie im Unternehmen erhalten werden können.

Dieses Potential nutzen E2.0 Unternehmen intensiv, da sie das Thema employer branding verinnerlicht haben. Sie stellen sich der Meinung ihrer Mitarbeiter ehrlich und offen (z.B. Mitarbeiterblogs, Unternehmensbewertungsportale z.B. kununu) und gewinnen so den Wettbewerb um Talente.

In einem E2.0 Unternehmen wissen Mitarbeiter wer für was zuständig ist und kennen die Aufgaben eines Bereiches. Jeder Bereich hat seine eigene Webseite, stellt dort sein Team vor, seine Aufgaben, aktuelle Projekte, Ideen, Events, Meetings und stellt sich den Fragen der anderen Kollegen.

Diese Vorstellung kann in textueller oder multimedialer Form erfolgen, jeder wie er möchte. Am besten bewährt haben sich Videos. Mitarbeiter eines Bereiches können sich dazu bei HR eine Kamera ausleihen und über sich, ihre Abteilung, ihren Prozess Videos drehen, Fotos machen oder einen Podcast anfertigen. Ein Bild sagt immer noch mehr als tausend Worte - Schluss mit langatmigen Texten und Grafiken.

Damit schlägt man drei Fliegen mit einer Klappe, denn nicht nur alle Kollegen profitieren davon, sondern auch Bewerber und neue Mitarbeiter. So bekommen sie sehr schnell einen Überblick über Kollegen, Arbeitsumgebung und Kultur im Unternehmen.

Das OnBoarding Programm
Zu allererst - es wird gemeinsam mit den bestehenden Mitarbeitern fortlaufend entwickelt. Den Grundstein stellt ein von HR entwickeltes Rahmenprogramm, welches Online allen Mitarbeitern (via Wiki) zur Verfügung gestellt wird. Das Rahmenprogramm besteht aus Programmelementen wie z.B. Checklisten, Arbeitsplatzausstattungen, Schulungsmaßnahmen, Arbeitsmaterialien…. Alle Elemente können durch die bestehenden Mitarbeiter um die eigenen Erfahrungen und Ideen angepasst und erweitert werden. Eine Adaption an Abteilungen oder Positionen ist ohne weiteres möglich.

Eine E2.0 Besonderheit sind Programmelemente wie das Willkommens-Portal, die Schnitzeljagd und Meine Bühne.

Willkommens-Portal
Welche Informationen bekommt ein Bewerber, zwischen der Unterschrift und seinem ersten Arbeitstag, zur Verfügung gestellt?

Antwort: Keine – macht das Sinn?

Nein, deshalb erhalten in einem E2.0 Unternehmen neue Mitarbeiter, nach der Unterschrift, einen Benutzernamen und ein Passwort, welches den Zugang zu einer Mini-Website ermöglicht, die komplett darauf ausgerichtet ist, ihm eine Online Einarbeitung zu bieten. In diesem Portal findet er alle wichtigen Informationen, kann Fragen stellen,  sein Profil erstellen, erste Kontakte knüpfen und offene Tasks einsehen. Ziel dieser Umgebung ist ihm die Eingewöhnung im Hinblick auf die Unternehmenskultur und Unternehmensprozesse wesentlich zu erleichtern, damit die ersten Arbeitswochen so erfolgreich wie möglich sind. Beispiel für mögliche Inhalte:

• ein Begrüßungsschreiben/-video vom Geschäftsführer
• Willkommensgruß seiner Abteilung/Kollegen (Video..)
• einen Kalender mit dem Aktionssplan für die erste Woche
• Unterlagen zum Ausdrucken und Ausfüllen, die am ersten Tag mitzubringen sind
• praktische Informationen (wo finde ich was, Standortskizze, Anreise…)
• persönliche Informationen (wichtige Ansprechpartner, Blogs, und wie erreiche ich sie)
• Standortinformationen (Hilfe für Familienangehörige:Schulen, Umzugsunternehmen..)
• soziale Aktivitäten (Freizeitinitiativen und Veranstaltungen)
• Interessante Kollegen, Auswahl auf Basis gleicher Gesinnung z.B. gleiche Hobbies, Uni/Schule, Wohnort (Abteilungsübergreifende Vernetzung),
• Unternehmenskultur Werte und Prinzipien
• Informationen zum Job (Grundsätze, Arbeitszeiten, Aktuelles)
• Fragebox inkl. Zugang zu Fragen/Antworten früherer Einsteiger
• Kleine Taskliste mit Task die noch erledigt werden müssen
• Zugang zur persönlichen Profilseite und Tagebuch

Das wichtigste an diesem Informationspool – weniger ist mehr. Ihn direkt auf das Intranet loszulassen wirft meistens mehr Fragen als gewünscht, Information overload ist die Folge. Informationsbereitstellung zum richtigen Zeitpunkt, in der richtigen Dosis bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen ist das Ziel des Willkommens-Portal, unsere Lösung zu diesem Thema gibt es hier.

Meine Bühne
Welche Kompetenzen besitzt der Neue, was interessiert Ihn, woher kommt er, welche Hobbies hat er?

Antwort: Die Gelben/Blauen/…-Seiten

Ein E2.0 Unternehmen stellt Mitarbeitern eine „Bühne“ zur Verfügung wo diese sich mit ihren Kompetenzen präsentieren, persönlichen Lern- und Wissensdomänen miteinander konstruieren und fortentwickeln, während sie einander zuhören, wertschätzen, beobachten oder direkt in Kontakt treten – und das abteilungsübergreifend!

Neue Mitarbeiter erhalten als eine der ersten Aufgaben Ihr Profil mit „Leben“ zu füllen und ein Online Tagebuch “Meine ersten 100 Tage“ zu führen. In diesem Tagebuch(Blog) erfasst er das erlebte zusammen, liefert Feedback und stellt sich der Diskussion. So vergehen nicht erst Monate (bis zum nächsten Personalgespräch) um zu sagen, dass irgendetwas nicht stimmt ode toll gelaufen ist.

HR und Vorgesetzte bleiben so automatisch auf dem Laufenden. Gerade in den ersten Tagen nutzen sie das persönliche Gespräch und stellen Fragen wie z.B: Was werden Sie heute Abend Freunden/Partner/Kinder vom Tag erzählen? So lässt sich leicht feststellen, wie gut Unternehmensimage und Unternehmenswirklichkeit harmonieren.

Über seine persönliche Startseite hat der Mitarbeiter Zugriff auf alle Mitarbeiterprofile im Unternehmen und hat ähnlich wie bei Facebook oder Friendfeed die Möglichkeit, die Aktivitäten von Kollegen zu verfolgen. So bleibt er immer auf dem Laufenden, kann sich aktiv einbringen und erste Kontakte knüpfen.

Hat er eine Frage auf dem Herzen stellt er diese, ähnlich wie bei Twitter, allen seinen Kollegen. Die Antwort folgt prompt, ohne irgendeinen Experten persönlich zu kennen.

Schnitzeljagd
Wie bringe ich neue Mitarbeiter dazu Selbstverantwortung zu übernehmen, die eigenen Perspektiven zu erweitern und einen Dialog außerhalb der eigenen Abteilungen/ Organisationen aufzubauen?

Antwort: Soziale Vernetzung

Doch wie umsetzen ohne gleich wieder ein Seminar oder Workshop nach dem anderen aufzusetzen? Eine einfache Methodik stellt die sogenannte Schnitzeljagd da. Ziel der Schnitzeljagd ist es den neuen Mitarbeiter zu ermutigen, selbstverantwortlich das Unternehmen, seine Kollegen, Abteilungen und Prozesse kennenzulernen. Nein, es bedeutet nicht - aus den Augen aus dem Sinn, sondern unterstützt eine partizipative Organisationskultur. Das dadurch entstehende soziale Netzwerk hilft Ihm viel schneller Fuß zu fassen und mitzudenken.

Der Mitarbeiter erhält einen Stapel an Fragen (kultur-, bereichs- oder positionsbezogen), die er in einer bestimmten Zeit abarbeiten sollte, wie z.B.:

• Fragen Sie Kollegen, wie die Kantinen-Essen bestellt werden
• Gehen Sie in die Verwaltung und lassen Sie sich für Ihre Intranet Profilseite fotografieren
• Melden Sie sich zum nächsten Open Space an
• Wie funktioniert unser Einkauf für Produkt X?
• Fragen Sie Ihren Teamleiter über seine täglichen Herausforderungen
• Wie funktioniert der Mitarbeiter-Aktiensparplan?
• Wie funktioniert eine Produkteinführung?
• Wo können Sie ihre Ideen einbringen?
• Wer ist der Ansprechpartner für unsere Volleyball Mannschaft?
• …

Mit diesem Stapel Fragen geht er auf eine Erkundungsreise durch das Unternehmen, knüpft neue Kontakte, lernt wie das Unternehmen tickt und das Big Picture aussieht.

Woher die Fragen kommen – richtig von allen Mitarbeitern. Mitarbeiter, besonders die Neueinsteiger (<1 Jahr) können so direkt ihre Erfahrungen und Ideen einbringen und fortlaufend zur Verbesserung des Programms beitragen. Alte Hasen dagegen wertvolle „Hinweise“ auf aktuelle Herausforderungen oder Prozessänderungen geben. So bleibt nichts dem Zufall überlassen.

Übernahme
Bleibt noch eine wesentliche Frage übrig: Wie bewerten wir ob wir jemanden nach der Probezeit übernehmen?
Kurzum, E.20 Unternehmen nutzen unternehmensabhängige Kennzahlen und treiben nicht endlosen Aufwand mit stellenbezogenen Messkriterien. Die entscheidende Frage ist doch, welche Mitarbeiter die Geschäftsleitung für die künftige Unternehmensentwicklung brauchen. Hierfür werden Adjektive wie konservativ, flexibel, teamfähig oder innovativ auf einer mehrstufigen Skala von ‘trifft zu’ bis ‘trifft nicht zu’ bewertet – fertig.

So, an dieser Stelle will ich mal Schluss machen. Wer weitere interessante Maßnahmen zum OnBoarding kennt – nur zu, Danke vorab.

Update: Hier geht es zur neuen OnBoarding Lösung…

Tags: Bühne, Maßnahmen, OnBoarding, Portal, Schnitzeljagd

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